Sikker mail

Sikker mail

Elektroniske dokumenter, hvor det er vigtigt at kunne sikre sig indholdets ægthed og integritet, skal som udgangspunkt signeres digitalt. Det svarer helt til en underskrift på papir og skal sikre, at ingen efterfølgende kan ændre på dokumenternes indhold. Sker det alligevel, vil signaturen bortfalde og der vil ikke længere være tale om et originalt, autentisk dokument. Brug af "Sikker mail" medvirker følgende:

• Signering af en mail (autenticitet og integritet) giver modtageren garanti for, at den pågældende mail kommer fra den person, der har afsendt den og for, at indholdet er identisk med indholdet i den mail, som afsenderen sendte.
• Kryptering (fortrolighed) giver sikkerhed for, at ingen uvedkommende kan få kendskab til indholdet i en mail. Digital signatur benytter stærk kryptering (128 bit), og man kan derfor sende personfølsomme oplysninger på mail, hvis mailen er krypteret.

I praksis tilgodeses disse sikkerhedselementer ved, at afsenderen signerer sin mail med sin egen digitale signatur (sikrer autenticiteten og integriteten af mailen) og krypterer denne med modtagerens digitale signatur-certifikat (sikrer fortroligheden). Hvis en mail skal krypteres, kræver det således, at både afsender og modtager har en digital signatur.

Hvis man vil benytte sig af en signering på sine mails, kræver det, at en digital signatur er installeret i ens mailprogram.

For at kunne sende en sikker mail til en modtager skal man have modtagerens NemID-certifikat knyttet til modtageren i ens mail adressebog, f.eks. ”Kontaktpersoner” i Microsoft Outlook.

Vejledning i at finde certifikat og gemme det på modtager i Outlook 2010

Man kan signere udarbejdede dokumenter - f.eks. kan et Word-dokument signeres i programmet Word. Herved bliver dokumentet ”låst for rettelser” og tilføjet advokatens digitale signatur. Herefter kan dokumentet fint overdrages til sekretæren, som kan videresende det som sikker mail krypteret med sin egen digitale signatur. Det er advokatens ansvar, at reglerne for håndtering af personfølsomme oplysninger håndteres korrekt.

Se vejledning med skærmbilleder af signering i Microsoft Word 2007 her

Hvis du har flere digital sigantur certifikater knyttet til den samme mailadresse, kan du risikere, at afsender krypterer en mail til dig med et andet certifikat end det, du selv har installeret i dit mailprogram. Hvis du skal kommunikere med krypteret mail er det derfor vigtigt, at du sørger for kun at have ét gyldigt certifikat tilknyttet den mailadresse, som du benytter. Alle, der har har tilknyttet mail-adresse på deres digital signatur, kan findes ved et opslag på Søg certifikat.

Du kan få hjælp til installation og brug af digital signatur/NemID i mail hos Nets DanID's kundeservice.

Se Danske Advokaters anbefaling af sikker e-mail kommunikation, hvor der også er løsninger som kan bruges i kommunikation med domstolene.